Greve Museum og lokalarkiv har hjemmel i museumsloven til at indhente navn og kontaktoplysninger på folk, der donerer eller sælger arkivalier, fotos eller genstande til museet. 

Disse oplysninger opbevares så længe effekterne befinder sig i museets og arkivets samling. Oplysningerne gives ikke videre til tredje part og behandles fortroligt, hvilket betyder, at givers navn eksempelvis ikke nævnes i udstillinger eller anden formidling medmindre, at det er aftalt. 

I enkelte tilfælde, når museet indkøber genstande fra private er det nødvendigt at indhente cpr-nummer for at kunne indbetale købssummen på sælgers nemkonto. Efter at betalingen har fundet sted slettes cpr-nummeret, således at det udelukkende er sælgers navn og kontaktoplysninger, vi gemmer, som beskrevet ovenfor.